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06-02-2017

AUTOMAÇÃO DIGITAL E REDUÇÃO DE CUSTOS

AUTOMAÇÃO DIGITAL


O sucesso de uma boa governação municipal está em saber como bem gerir os recursos. Para isso, as ferramentas de desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos são fundamentais, já que poupam tempo, dinheiro e beneficiam os cidadãos.


Numa procura constante de fazer mais com menos e sempre em busca da eficiência, as organizações encaram as ferramentas de desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos como um dos eixos fundamentais das suas linhas de atuação. O sucesso de uma governação municipal não pode fugir a esta regra, pois deve estar centrada em serviços que sejam impactantes na perceção que os munícipes têm da sua administração local. As organizações procuram soluções rápidas e de qualidade, já que os procedimentos manuais são mais morosos, dispendiosos e mais sujeitos ao erro, não suportando o mesmo grau de verificação de qualidade do que um teste automatizado - muito mais rigoroso e seletivo na recolha e tratamento de dados.

Assim, gera-se a necessidade de criar e implantar infraestruturas técnicas e tecnológicas móveis e ágeis, disruptivas e não intrusivas de controlo e de gestão das operações no terreno, associadas à atividade das equipas de inspeções técnicas periódicas e de emergência, avaliações de património, autos de medição ou execução de obras. Esta automação do trabalho tem muito a ganhar se incluir o controlo e a gestão georreferenciada das equipas a deslocar no terreno, se envolver diversas disciplinas técnicas e tecnológicas, aliado a um conhecimento muito concreto das realidades económica, social e cultural das pessoas da região.

Por isso, é com naturalidade que os municípios surgem no topo das organizações para quem a desmaterialização de formulários e de processos eletrónicos ganha uma importância vital. O exemplo da Câmara Municipal de Matosinhos é elucidativo: lâmpadas fundidas, papeleiras vandalizadas, semáforos avariados, buracos nas ruas, ocupação ilegal da via pública ou publicidade não autorizada são apenas algumas das finalidades a que se destina a "Plataforma Móvel Qualidade 100% e Fiscalização".

Os munícipes são os primeiros beneficiados de soluções digitais encontradas, como é o caso da "Plataforma Móvel Qualidade 100% e Fiscalização", aplicada pela Câmara de Matosinhos.

Esta gestão do município em tempo real permite aos responsáveis autárquicos monitorizar o cumprimento dos objetivos estratégicos, organizacionais e funcionais, as metas dos programas de investimento, os alertas recebidos e os eventos não previstos, além das ações desencadeadas em resposta aos mesmos.

Os destinatários finais são, obviamente, os cidadãos, mas a primeira utilização é dada por "uma equipa no terreno que regularmente vai vistoriar todos os espaços públicos [...], no mínimo, seis vezes por ano e preencher uma espécie de check-list para que nenhum aspeto fique de fora da vistoria. São as novas tecnologias ao serviço da manutenção da cidade para acelerar procedimentos", disse, no momento da apresentação desta ferramenta, o então presidente da autarquia, Guilherme Pinto. As informações para uma espécie de "serviços centrais" podem ser fornecidas através de registos escritos, vídeo ou fotografia, georreferenciando o local da ocorrência, para que a situação seja "resolvida imediatamente".

Atualmente existe uma vasta oferta de soluções mobile que correspondem às necessidades dentro do contexto apresentado. Neste domínio, destaque-se a solução mobile MUNICÍPIO 360 da empresa PARADIGMSHIFT que, sendo muito abrangente e completa, distingue-se das demais pela sua versatilidade, ergonomia e facilidade de implementação e configuração. Para consultar em: http://www.paradigmshift.pt/paradigmshift/displaySolucoes?numero=36805&slider=36692&municipio_360

O município de Oliveira de Azeméis decidiu "alinhar a prestação do serviço com as expectativas dos cidadãos" , propondo-se cumprir os seguintes objetivos: otimizar os métodos de trabalho e os fluxos de circulação da informação; produzir informação de gestão que permita um controlo efetivo da atividade e suporte à tomada de decisão.

Para isso, instaurou um conjunto de procedimentos/processos organizados e integrados num modelo de gestão unificador entre serviços, numa perspetiva de adequação de suporte de informação e respetivos pedidos, aspetos organizativos de gestão de tempo, rastreabilidade de tarefas em curso e listas de espera para os serviços, num foco nos canais de comunicação ao cidadão. Ao mesmo tempo, o município de Oliveira de Azeméis aplicou um sistema de gestão documental maximizador de sinergias, através da solução Business Process Management, que agrega o tratamento e a tramitação processual, o rastreamento integral dos fluxos de processos e a desmaterialização das várias etapas burocráticas, transformando processos morosos e complexos em atividades ágeis de resposta rápida. O projeto serve de base de gestão a todos os processos e documentos, que são tratados de forma transversal e o mais homogénea possível.

Em Oliveira de Azeméis, a unificação de processos e de procedimentos burocráticos e administrativos resultou na melhoria de prestação de serviços aos cidadãos. Também nos Estados Unidos, as preocupações dos autarcas foram resolvidas com ferramentas idênticas.

Estas são preocupações globais dos autarcas um pouco por todo o mundo, como é o caso de Beaumont, na Califórnia (Estados Unidos da América). Através da implementação da ferramenta BasicGov, esta pequena cidade norte-americana revolucionou a forma como os responsáveis políticos e técnicos começaram a interagir mais e melhor com os cidadãos. Os cidadãos puderam passar a intervir diretamente nos destinos locais em áreas como: qualidade do ar, equipamentos municipais, finanças, proteção civil ou urbanismo, entre outros. Além do agendamento automático de inspeções/avaliações no terreno, foi possível agilizar processos através da interligação instantânea de documentos para uma base de dados comum e também permitir o acesso ao histórico do caso por parte de vários departamentos (no escritório ou no terreno).

Inquerito Abordemos um tema que está na ordem do dia: a gestão inteligente de edifícios, com o propósito de avaliar e implementar medidas tendentes à redução do consumo de energia nos referidos edifícios, ou seja, como poupar dinheiro e recursos. Foi feito um estudo pela MEDBEE - Mediterranean Buildings Rethinking for Energy Efficiency Improvement, tendo por cidade-piloto Barcelona. Esse estudo pretendeu fazer uma caraterização dos edifícios da Europa Mediterrânica a partir da Cidade Condal e concluiu-se pela existência de cinco tipos de construção específicas e quais as respetivas necessidades de medidas de melhoria de eficiência energética (para o caso da gestão inteligente de edifícios).

A gestão inteligente de edifícios é um tema do futuro, já que está em causa a redução de custos relacionados com a energia. Projetar o futuro, sabendo avaliar as condições do presente são regras obrigatórias numa boa governação local.

Esse estudo, de importância capital para quem quer projetar o futuro, só foi possível graças à implementação de sistemas técnicos e tecnológicos, que permitiram controlar e gerir as operações no terreno, recolher e tratar eletronicamente dados e informações recolhidos com a finalidade de elaborar um relatório exaustivo e fiel. Foram tidos em avaliação elementos como: equipas de inspeções técnicas periódicas e de emergência, avaliações de património, autos de medição, execução de obras e tudo com a gestão georreferenciada das equipas a deslocar no terreno. As aplicações deste sistema são várias, resta portanto aplicá-lo em nome da boa governação local...

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